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Excel只会加减乘除?晚上10点后下班!

作者:
发布时间:
2019-04-18 12:50:00
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饭团君合租的一位舍友,最近回家总是背着沉重的电脑,因为工作总是做不完。

看着她拿着报表和计算器,把数不清的数字往Excel里输,满身都是疲倦,饭团君略有所思。

确实,这个时代会Excel真的很重要。

说得小一点,Excel用得好的人一定是有效率的人;说得大一点, Excel用得好的人是有数据思维、擅长分析的人。

甚至有这样的一种说法:

只会加减乘除的,晚上10点后下班;

会SumIfs的,5点能下班;

会PowerQuery的,2点就能下班;

有制表思路+行业经验的,1点就能下班;

好像确实很有道理,学会不同的工具和掌握制表思维,真的是可以提高工作效率。

在职场中,少不了要用Excel制表填表做数据的, 但Excel又不像PPT,Word那样好看好懂, 那些函数一眼望过去,字母全认识,干嘛用的,怎么用全懵。

即便看了很多Excel教程和文章后,还是云里雾里。

难道我只能用小学数学的水平拿着计算器去拼职场吗?

还真不用,找个优秀的导师带路, 绕开火坑少走弯路,绝对是学习的最快途径。

只是导师千千万,我要挑哪一款呢?

经验是必须的 ,Excel毕竟有点小难度,玩1年和玩20年的体会还是有些差别的。比如这位,在IBM玩数据玩了20年的“大表姐”,过手的数据没有太平洋那么大,也有大西洋那么深了。

OK,这是我了,大表姐Amber。

我在IBM任高级咨询顾问多年, 可以说是亲历了中国信息化的发展过程, 服务过 国家电网、首都机场、中国远洋 等数十家千亿级企业。

也许你每天吃的米,穿的衣服,用的电,存的钱,以及你坐的飞机,烧的汽油,买的股票、保险,都可能是从我设计过的系统里转出来的,搞不好你手里拿的小票,里面就藏着我玩过的数据。

我希望大家能提高自己的工作效率,成为一个有数据思维的人。我会带领大家感受,使用不同的工具,带来的不同速度和效率。

从拖拉机到奔驰的体验

在我看来,学Excel真的不难,比如,稍微花点心思学,掌握几个简单的技巧,效率就可以提高几百个海拔。

像这个 求和 的例子,在日常工作中可以说是相当高频的一个操作了,下面这个表,要分别按行、按列求和。

“一般”操作 会是这样:

1. 用sum函数对行求和

2. 下拉公式,算出所有行小计

3. 再用sum函数对列求和

4. 向左拖拉公式,算出所有列小计

这个过程,熟手做下来,大概也要耗费 30秒 左右。

当然,不知道Sum函数的情况下,可能会有这样的“二般操作”:

“二般”操作 大概是这样:

1. 把行上的数据一个个加起来

2. 下拉公式,算出所有行小计

3. 把列上的数据一个个加起来

4. 向左拖拉公式,算出所有列小计

这个例子数据量不大,如果数据翻倍,用加法一个个加的速度至少是前一种方法的一倍以上,也就是至少要 1分钟 ,而前一种方法与数据量关系不大,速度影响也不大。

但Excel其实存在一种操作: 自动求和。

“神般”操作 会是这样:

1. 选中要求和的空白区域

2. 同时按下“ALT”和”=“键 (ALT+=)

1秒搞定,完美!神一样的完美!

来看下这3种方法的对比:

如果你是“一般”用户,那“神般”操作能帮你 节省29秒 ,效率提高 30倍

如果你是“二般”用户,那能帮你 节省59秒 ,效率提高 60倍

这还只是最简单的一个表,现实工作中的表比这数据量大上5~5000倍都正常,那能 提高 的效率就是 300~300,000 倍。

而你所要学的不过是,按个快捷键“ALT+=”,就这么简单。

按个按钮 ,就提高 30万倍 的效率!

到哪儿找,投入产生比高到如此, 令!人!发!指! 的事情啊!

咱们去试试喷气式飞机,怎样?

高速上开过奔驰,大概就不会再想回去开拖拉机了。

但我还想带你去体验下喷气式飞机,想必你也会喜欢。

还是这张表,不过难度加大点,除了前面统计的北京外,其它还有上海、广州等8个城市需要做 同样的合计

那不简单吗?前面不是教了1秒搞定的“神般”操作,那8张表不就是8秒的事情。

脑洞还可以开大点! 8张表 也可以 1秒搞定

有图有真相,看演示。

背后的操作,很!简!单!

1. 选中第一张表,按住Shift键,

再选中最后一张表

2. 执行Alt+=神般操作

1秒搞定,完美!神一样的完美!

飞机还没到站,我们接着飞

还是这张表,刚好7月,很多公司都会忙着出季报,半年报,同样,我们也需要把北京、上海、广州……珠海,共9家公司的数据汇总起来,做一份 “全国汇总表”

这个太常见了吧,随便哪家公司都会做类似这样的全国汇总、全年汇总、全公司汇总等等。

“一般”的跨表求和 ,会这么做:

1. 用加法把北京~珠海这 9张表行上 的数据,

逐一加起来

2. 下拉公式,算出所有行小计

3. 用加法把北京~珠海这 9张表列上 的数据,

逐一加起来

4. 向左拖拉公式,算出所有列小计

整套做下来,大概需要 1分半 ,这期间我还点晕了,差点把“珠海”漏加了,这才区区9张表,就要加到吐血了。

而实际工作中,全年12张报表,各种分部门,分公司,分产品的报表,那更是 不计其数 ,这么加,估计血槽要吐空了,so,大表姐要 敲黑板了!

Excel 该干的是技术活,不是体力活!

如果你在Excel里重复同一个动作超过5次以上,就要意识到,方法可能错了!

正确的打开姿势是:

“神般”的跨表求和,会是这样:

用一个 sum(北京:珠海!h2) 函数,代替 逐张表一个个单元格的加总。

整个过程耗时 30秒 ,而且这个速度与数据量无关,就是900张表汇总,也是30秒,但换前一种方法,就是 1分30秒*100=9000秒 ,二者的效率差距是 300倍

没有对比就没有伤害 ,现在我是相信了:

只会加减乘除的,晚上10点后下班!

工作中,大家是不是经常遇到这种情况:

为了做工资条,不停地复制粘贴几百次;

为了算库存,每次出入库都要手工计算,再填表,每天重复几百次;

为了统计门店、分子公司的销售数据,不停复制粘贴几百次报表,再算出汇总数;

如果你发现自己在Excel里,不停重复地做同样的事情,那你一定是错了!

原本可以和家人吃饭,和朋友聊天,和自己愉快玩耍的时间,全变成了“加班”,把自己变成工具,在替工具干“体力活”!

“那要怎么样让工具干活,让数据说话?”

“我数学不好,看到Excel里面的公式就头疼!还有那些函数,一茬又一茬的英文,不知道在说什么。”

……

其实,Excel 的功能, 用小学英语和数学就学得会。不信,你先看这个:

这些很简单的单词,就是函数用到的单词。

虽然Excel的函数有400多个,但其实只要熟练掌握40个左右的常用函数,应付日常工作就足够了。

把这40多个函数用到的单词都抽出,一共就35个最常见的词汇而已。

所以,千万不要认为自己英语不好,学不会函数。

至于数学,只要你会四则运算,会比大小,再加上这35个小学单词,就会在Excel中写公式。

当你有了这40+个常用函数做基础,即便你再学其它函数,都不会有难度,因为你已经懂“套路”了。

这相当于建立一套反射弧,工作时碰到问题,脑子里就能弹出相应的解决方案,这就是我想帮到你的事情。

不管是“让工具干活”,提高工作效率;还是“让数据说话”,超越认知障碍,做出最正确的决策。

学会巧妙使用Excel,是每一个人实现高效办公和职场跃迁必不可少的能力。

一路走来,Amber发现很多人其实都意识到了excel的重要性,但却都很像二十年前的她:

想自学: 但买了一堆厚厚的技术书,不知从何学起;

去报个班: 却发现需要花费太多精力和时间,难以坚持,花了冤枉钱;

去网上搜个视频来学: 逼着自己看完几集干巴巴的教程,却发现学到的内容不知怎么运用,收效甚微 ……

这一次,Amber拿出她20多年总结出的Excel系统精华,倾囊相授,帮你提高 工作效率 ,提升 逻辑能力 ,培养 创新能力 , 真正成为时下最抢手的 高效、高能、高知 型人才 。

2019年,让Excel帮你升职、加薪、跳槽

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